Catering Service – Auf was sollte man achten?

Planen Sie eine Feier wie Hochzeit, Firmen-Jubiläum, Geburtstag, Kindergeburtstag oder sonstige Veranstaltung und Sie wollen sich während der Party voll und ganz um Ihre Gäste kümmern und vorab nicht auch noch Zeit in die Vorbereitungen für das Essen und Trinken stecken? Gerade bei Feiern im größeren Umfang geht der Zeitaufwand für Planung, Einkauf und Vorbereitung der Speisen richtig in die Höhe. Ab einer bestimmen Anzahl Gäste kann man mit 1-2 Gastgebern eine ausreichende Versorgung gar nicht mehr sicherstellen. Wenn man sich nicht auch noch um die Speisen und Getränke kümmern muss, hat man mehr Zeit für anderes, wie z.B. Vorbereitung und Dekoration der Räumlichkeiten, Vorbereitung der Partyspiele, Musikauswahl und Putzen und Säubern des Hauses oder Wohnung.
Dann ist ein Catering Service wahrscheinlich die optimale Lösung, um stress- und sorgenfrei den Gästen die leckersten Speisen und Gerichten zu servieren. Jeder, der schon Mal einen Partyservice beauftragt hat, weiß wie unkompliziert und stressfrei das Ganze in der Regel abläuft. Unser Ratgeber gibt Ihnen wertvolle Tipps und Informationen an die Hand, auf was Sie alles beim Aussuchen und Bestellen bei einem Partyservice bzw. Catering Service beachten sollten.

Welche Vorteile bietet das Buchen eines Catering Services?

Wie eingangs schon erwähnt, hat man durch das Liefern lassen der Speisen und Getränke den Vorteil, dass man nicht selbst in der Küche stehen muss und sich selbst Rezepte heraussuchen und dafür einkaufen muss. Von der zeitaufwendigen Vorbereitung und dem Anrichten mal ganz zu Schweigen. Bei einem Catering Service bekommen Sie Vorschläge und Menükarten. Dort finden Sie alles, was das Herz begehrt, von Vorspeisen, wie Salate und Suppen, über die verschiedensten Hauptgerichte (warme und kalte Speisen), Buffets, bis zum Nachtisch in Form von Süßspeisen und Desserts.

Gerade bei größeren Personengruppen, wie sie bei Hochzeiten, Firmenfeiern und Jubiläen vorkommen, ist das Bekochen oft gar nicht mehr alleine möglich. Ein guter Partyservice ist auf die Belieferung von unter Umständen mehreren 100 Gästen gerüstet und wird pünktlich und zufriedenstellend liefern.

Man kann sich überlegen, ob man neben den üblichen Speisen auch die Getränke vom Partyservice liefern lässt oder ob man diese (aus Kostengründen) selbst besorgt. Der Service wird Ihnen, passend für den entsprechenden Anlass und Anzahl der Gäste sicher ausreichend Vorschläge für die Beköstigung vorlegen. Handelt es sich nur um einen kleinen Empfang wird der Partydienst genauso Fingerfood und Häppchen liefern können und bei einer großen Hochzeitsfeier mit 250 Gästen auch ein 5-Gänge Menü zaubern und liefern können. Ein guter Service wird viele Speisen und Gerichte im Angebot haben, so dass wohl jeder Gastgeber fündig wird.

Oft genug hat man selbst viel zu wenig Tische, Bänke, Stühle und Geschirr. Gerade das Catering Essen sollte ordentlich angerichtet auf großen Tischen stehen. Diese hat man selbst meist nicht zur Hand. Die Partydienste bieten häufig auch hier einen Verleih an. Lassen Sie sich vorab ein Angebot erstellen. Handelt es sich um einen gehobenen Anlass wie z.B. eine Hochzeit, ist eine Theke oder Bar ebenfalls sehr sinnvoll und praktisch für die Gäste. Diese hat man selbst in den seltensten Fällen zu Hause. Der Partydienst hat diese meist auch im Verleihangebot.

Neben dem Essen und Trinken bietet ein guter Catering Service oft auch das entsprechende Servicepersonal an, welches Sie optional dazu buchen können. Wollen Sie sich voll und ganz auf Ihre Gäste konzentrieren und nicht selbst zeitweise hinter dem Tresen stehen und Getränke und Essen heraus geben, können Sie ganz unkompliziert auch Mietköche, Barkeeper und sonstiges Servicepersonal (zum Beispiel um Teller und Getränke direkt am Tisch zu servieren und abzuräumen) dazu buchen. Das Personal wird meist auf Stundenbasis abgerechnet (oft inkl. einer Pauschale für den Einsatz).

Sie sehen also, es bedarf von Ihrer Seite an sich nur noch ein bisschen Zeit für die Planung vorab. Die eigentliche Arbeit wie Ausliefern, Aufbau und Abbau wird komplett von dem Party-Service übernommen. Einfacher und bequemer geht es nicht. Bei einem guten Service erhalten Sie praktisch alles aus einer Hand, vom Essen und Trinken über die Bewirtung, Musik und Mobiliar in Form von Tischen und Stühlen. Nehmen Sie sich also vorab ein wenig Zeit und erstellen Sie eine Liste mit allen Eckdaten zu der Feier (Örtlichkeit, Räumlichkeit, Dauer der Feier, Uhrzeit Beginn und Ende, ziemlich genaue Anzahl der Gäste, Anlass) und mit dem benötigten Zubehör, wie DJ, Band etc. Ein guter Partyservice weiß aber auch, was er abfragen muss, um Ihnen als Veranstalter ein Angebot zu erstellen. So können Sie recht sicher sein, dass auch nichts vergessen wird.
Das klappt aber alles aber nur reibungslos, wenn man bei dem richtigen Catering Service bucht. Wie kann man das aber erkennen? Der nächste Abschnitt klärt Sie darüber auf.

Wo und wie finde ich den richtigen Catering Service?

In der Nähe Ihres Veranstaltungsortes werden Sie sicher per Internet (hier mal ein Beispiel von einem Partyservice in Berlin), Telefonbuch, Werbeanzeigen in Zeitungen und Gelbe Seiten allerhand Catering Unternehmen finden. Hübsch aufgemachte Webseiten, Flyer oder Werbeanzeigen in Zeitungen sind kein Garant dafür, dass dieser Catering Service auch gut ist. Für eine wichtige Feier, wäre in diesem Falle nichts schlimmer, als dass das Unternehmen unseriös ist oder unsauber arbeitet. Bei einer Hochzeitsfeier würde sicher die Stimmung den Bach heruntergehen, wenn das Catering-Unternehmen die Speisen viel zu spät oder gar nicht liefert. Oder wenn das Essen nicht den hohen Qualitätsansprüchen gerecht wird, wenn die Speisen vielleicht schon kalt sind oder nicht schmecken oder komplett der Nachtisch fehlt. Es bedarf auch für eine Catering-Firma viel Planung im Vorfeld, damit hinterher alles reibungslos klappt und alles wie am Schnürchen läuft und Sie als Gastgeber zufrieden sein werden. Da kann theoretisch viel schief gehen. Aber mit verantwortungsvollen Mitarbeitern und Planern innerhalb des Catering Unternehmens und mit viel Erfahrung sollten Sie zufriedenstellende Ergebnisse erwarten.

Planen Sie selbst in naher Zukunft eine Feier mit Catering Dienst und sind selbst auf einer Feier mit Bewirtung eingeladen, dann lassen Sie sich von einem der Mitarbeiter oder vom Gastgeber den Namen der Firma geben. Fragen Sie Freude und Bekannte, ob diese jemals einen Catering Service in Anspruch genommen haben und lassen Sie sich Firmen empfehlen. Und natürlich auch von Firmen abraten, mit denen negative Erfahrungen gemacht wurden. Sind Sie in einer Facebook Gruppe, der sich als Gruppenthema lokal mit ihrer Region auseinander setzt, dann fragen Sie doch einfach mal dort die Mitglieder, ob jemand ein gutes Unternehmen empfehlen kann. Lesen Sie sich im Vorfeld zuerst Werbematerial und Webseite genau durch. Bietet die Firma alles das an, was Sie benötigen? Sind dort Referenzen aufgelistet? Kann man anhand der Firmenhistorie herauslesen, wie lange es die Firma schon gibt und wie lange diese schon Erfahrung in diesem Bereich hat? Macht die Webseite bzw. Werbematerial einen ordentlichen gepflegten Eindruck? Es gibt auch allerhand Catering Dienste, die es erlauben, dass man mal vor Ort vorbeischaut und sich ein genaueres Bild von der Firma machen kann. Achten Sie auf Ordnung und Sauberkeit. Ist das Büro völlig chaotisch und es liegen überall Papierstapel herum? Kann so eine Firma punktgenau das verabredete Sortiment abliefern? Geht den halben Tag nur der Anrufbeantworter ran, wenn Sie anrufen? Ruft man sie nicht zeitnah, sondern erst nach mehreren Tagen oder sogar gar nicht zurück? Hat man die Möglichkeit mal zu einem kleinen Probeessen vorbeizukommen? Hat das Unternehmen gute und ausreichend viele verschiedene Vorschläge, die zum Konzept und Anlass der Feier passen? Es gibt viele Sachen, die man beachten sollte. Alle Einzelteile fügen sich wie ein Puzzle zusammen und sie können sich ein Gesamtbild davon machen. Planen Sie unbedingt rechtzeitig und bringen Sie die Catering Firma nicht mit übereilten und sehr kurzfristigen Aufträgen in Bedrängnis.

Versuchen Sie im Beratungsgespräch am Telefon oder auch vor Ort zu erkennen, ob die Catering-Firma wirklich Ahnung von der Materie hat. Das ist für den Laien schwer zu erkennen, aber wenn ein Verkäufer sich öfter widerspricht, sich selbst öfter im Gespräch korrigieren muss oder Sie ihn, oft erst irgendwelche Infos heraussuchen muss und einfachste Sachen nicht im Kopf oder griffbereit hat, dann sollten Sie stutzig werden. Legen Sie sich vorab einen Fragenkatalog zurecht, was sie alles brauchen und wissen möchten. Holen Sie immer Angebot von 2-3 Firmen ein. Versuchen Sie sich immer in einem Gespräch vor Ort, um die Firma und den Verkäufer/Planer einschätzen zu können. Nach 2-3 Vorortgesprächen haben Sie sicher intuitiv bei einer Firma ein besseres Gefühl und bei einer anderen ein schlechteres. Hören Sie auf Ihr Gefühl, wenn die Angebote preislich und qualitativ vergleichbar sind und entscheiden sich für den Partyservice, der auf Sie den positiveren Eindruck gemacht hat. Damit fahren Sie meist gut. Das ist natürlich keine Garantie, aber die hat man ja nie im Leben.

Oft hat man einen bestimmten Betrag im Kopf, den man maximal ausgeben kann. Nennen Sie dem Unternehmen ruhig das Budget für den Auftrag. So können diese gleich von Anfang an besser kalkulieren und Ihnen vielleicht auch schon beim Beratungsgespräch sagen, dass der Preis für die verlangte Leistung unrealistisch ist und Sie Abstriche machen müssen oder den Betrag doch noch ein wenig steigern müssen. Ein guter Catering Service wird auch immer nach dem ungefähren Budget fragen oder versuchen im Gespräch zu ermitteln, in welcher Preisregion sich das Ganze abspielen soll, damit er das erste Angebot nicht viel zu hoch ansetzt und sich dann die Arbeit noch mal machen muss, um es komplett zu überarbeiten.

Wie vergleichen Sie Angebote der Catering Services?

Wie schon erwähnt, sollten Sie sich immer 2 oder besser sogar 3 Angebote von den Catering-Firmen einholen. Diese sind immer unverbindlich und Sie haben damit noch keinen Auftrag angenommen, sondern können sich immer noch frei entscheiden. Damit Sie die Angebote auch optimal miteinander vergleichen können, sollten Sie bei allen Catering Firmen die gleichen Anforderungen stellen. Also gleiche Anzahl der Gäste, Tische, Bänke, Geschirr, ähnliche Anforderungen an die Speisen und Getränke. Natürlich kann man im Vorfeld einen DJ oder Musikband oder verschiedene Speisen in den Angeboten schlecht miteinander vergleichen, aber wenn in einem Fall der DJ für den Abend 200 Euro kostet und woanders 800 EUR und dieser DJ an sich unbekannt ist, könnte es gut sein, dass der teurere DJ einfach überteuert ist. Genau mit der Musikband. Ein einzelner Sänger mit Gitarre kostet natürlich in der Regel weniger, als eine 5-köpfige Band mit allerhand Musikinstrumenten, kompletter Musikanlage (Verstärker, Mischpult, Beleuchtung) und Bühne. Genauso wird wohl ein Hauptmenü mit günstigerem Schweinefleisch oft günstiger sein, als Rinderfilet. Oder warm gemachte Wiener Würstchen oder Frikadellen werden auch immer billiger sein, als ein schönes Menü mit hochwertigen und frischen Zutaten. Es gilt hier also abzuwägen, ob einem bei deutlichen Preisunterschieden der höhere Preis bei den einzelnen Komponenten dieser auch wert ist.

In den Angeboten sollten die einzelnen Punkte wie Speisen, Getränke, DJ, Musikband, Verleihgebühr für Geschirr, Bar, Theke, Stühle, Tische usw. aufgelistet sein. Bekommen Sie nur einen Gesamtpreis, den sie schlecht mit den anderen eingeholten Angeboten vergleichen können, dann bestehen Sie auf Einzelpreise. Das Unternehmen wird intern auch immer mit Einzelpreisen kalkulieren.
Bei der Berechnung der Speisen werden diese oft pro Kopf vom Dienstleister kalkuliert. Bei den Getränken manchmal auch, meist aber wird hier der tatsächliche Verkauf nach der Party ermittelt und berechnet. Sie können aber auch versuchen bei Getränken wie Bier, Wasser, Softdrinks, Wein, Sekt und Säften einen Pauschalpreis pro Gast auszuhandeln. Bei teureren und schlecht kalkulierbaren Getränken wie Cocktails, Schnäpsen und Mischungen (Cola & Rum etc.) wird meist nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet. Das macht es für Sie ein wenig unkalkulierbarer, was die ganze Veranstaltung kosten wird. Ist Ihnen das zu unsicher, sollten Sie die Getränke lieber selbst im Getränkeshop oder Supermarkt besorgen. Oft haben Sie bei Getränken in Kisten bei Getränke-Shops und Supermärkten ein Rückgaberecht, wenn die Getränke nicht komplett leer geworden sind. So können Sie etwas großzügiger planen und bringen einfach das, was über ist, die Tage nach der Party wieder zurück und bekommen Ihr Geld erstattet.

Manche Catering Firmen verlangen vorab eine Anzahlung. Dieses ist nicht unüblich. Schließlich bestellt die Firma rechtzeitig das Personal für diesen Tag und wenn Sie aus unerfindlichen Gründen die Party ausfallen lassen, muss die Firma Ihrem Personal oft trotzdem einen gewissen Lohn bezahlen. Die Vorabplanung, Bestellung der Zutaten für die Speisen, das Buchen der Band oder DJ kostet die Firma ebenfalls allerhand und wird durch die Anzahlung meist einbehalten, wenn Sie die Feier absagen und den Catering Dienst nicht in Anspruch nehmen.

Haben Sie sich für eine Firma entschieden, können Sie im Nachhinein noch versuchen aus den Einzelpreisen und damit verbundenen Gesamtpreis einen Pauschalpreis auszuhandeln. Oft kann man hier den Preis noch ein wenig drücken. Seien Sie dabei aber nicht zu penetrant. Schließlich erwarten Sie von der Catering Firma auch eine Top-Leistung. Diese erhalten Sie aber nur, wenn das Unternehmen auch noch genug an der Veranstaltung verdient.
Die Restzahlung können Sie dann in der Regel bequem einige Tage später per Überweisung tätigen, wenn Sie die Rechnung per Post erhalten.
Überlegen Sie, wenn Ihnen die Angebote vorliegen, ob Sie sämtliche Arbeiten komplett vom Partyservice abwickeln lassen wollen oder ob Sie oder ein Freund oder Bekannter auch einige Dienste übernehmen kann, damit man etwas Geld spart. So manch Jugendlicher hat sicher Spaß daran hinter dem Tresen zu stehen und Bier zu zapfen oder Getränke einzugießen und freut sich hinterher über ein kleines Taschengeld. Oder ist zufällig der Freund eines Freundes ambitionierter Hobbymusiker mit eigener Band oder DJ und bietet seine Dienste günstiger an, als der DJ oder Band von der Catering Agentur? Jeder Handgriff, der durch die Catering Firma ausgeführt wird und jede Person extra kostet.

Wie buchen Sie den richtigen Catering Service?

Haben Sie sich dann schlussendlich für ein Unternehmen entschieden, dann sagen Sie fest zu. Sie erhalten daraufhin ein Formular für den Auftrag mit allen Details. Prüfen Sie den Auftrag noch mal ganz genau. Steht dort alles so drin wie besprochen? Stimmt der Tag der Veranstaltung? Sind explizit die zu liefernden Gegenstände aufgelistet? Sind alle Uhrzeiten, wie Lieferung des Essens, Abholung des Geschirrs usw. dort aufgelistet? Das sind wichtige Bestandteile des Vertrages. Fehlen diese oder sind unklar, reklamieren Sie. Also nicht einfach blind unterschreiben. Bei dieser Gelegenheit auch noch mal das Kleingedruckte (AGB, Vertragsklauseln usw) durchlesen, wenn Sie das bisher noch nicht gemacht haben. Unterschreiben Sie den Auftrag sind Sie, wie auch das Unternehmen, daran gebunden. Sie erhalten eine Durchschrift des Vertrages. Legen Sie diese sorgfältig weg. Unter Umstanden brauchen Sie diese noch später, um nachzuweisen, dass eine zugesagte Leistung nicht eingehalten wurde oder dass hinterher per Rechnung falsche Preise berechnet werden.
Sinnvoll ist es 1-2 Tage vor dem Event noch mal kurz per E-Mail oder Telefon beim Caterer anzurufen und noch mal kurz anzufragen, ob alles nach Plan läuft und alles reibungslos klappen wird. So können Sie die Nacht vor der Feier sicher beruhigter schlafen, wenn Sie noch mal die Zusage habe. Erscheint der Catering Dienst nicht zur vereinbarten Zeit, gewähren Sie noch angemessene Zeit Aufschub, rufen dann aber am besten dort an und fragen, wann mit der Lieferung gerechnet werden kann. Ein seriöses und kundenfreundliches Unternehmen wird sich auch immer von sich aus melden, wenn der Zeitplan aus irgendwelchen Gründen, nicht eingehalten werden können. Geben Sie Ihrem Ansprechpartner in dem Unternehmen unbedingt Ihre Handynummer, damit sie schnell und unkompliziert erreichbar sind bei Rückfragen oder Verspätungen und lassen Sie sich auch immer dessen Handynummer geben, so dass Sie ebenfalls selbst schnell Kontakt aufnehmen können. Bedenken Sie immer, dass an diesem Tag nicht nur Ihre Feier stattfindet, sondern die Catering Firma auch noch einige andere vorher und danach und auch parallel zu bedienen hat. So können im Stress schon Mal kleine Fehler passieren. Sind Sie passiert, gilt es Sie so schnell wie möglich zu bemerken und auszubügeln.

Ein serviceorientierter Catering Service wird Ihnen nach Abschluss der Feier auch eine Anfrage per Post, E-Mail oder per Telefonanruf stellen, wie sehr Sie zufrieden war. Ob etwas fehlte, nicht schmeckte, zu wenig vor Ort war. Ob Ihrer Meinung nach alle Zeiten eingehalten wurden. Wie gut der DJ oder Band war. Ob ausreichend Stühle und Tische angeliefert wurden usw. Geben Sie gerne Auskunft. Nur durch die Rückmeldungen bekommt ein Unternehmen ausreichend Gefühl dafür, wo was nicht in Ordnung war und künftig nachgebessert werden muss. Gerade in Bezug auf Menge des Essens und Trinken ist eine Rückmeldung wichtig. Ist das Essen häufiger zu wenig gewesen, wird das Unternehmen sicher künftig mehr einplanen, war es bei vielen Feiern deutlich zu viel, hat man Ihnen als Veranstalter an sich zu viel geliefert, weil man den Hunger der Gäste viel zu hoch eingeschätzt hat und es wandert hinterher unnötig viel unverbraucht in den Müll. Ganz genau kann man das Essen nie planen. Es sollte sich aber immer alles Rahmen bewegen. In der Regel wird immer etwas mehr, als zu wenig geliefert. Zu wenig sieht immer schlecht aus und verärgert Gäste und Sie als Gastgeber. Das übrig gebliebene Essen haben Sie komplett bezahlt und gehört somit Ihnen und Sie können es nach der Feier auch behalten oder am nächsten Tag im kleinen Rahmen noch ein Resteessen veranstalten. Der Anbieter halt also nicht das Recht, die Speisen ohne mit Ihnen Rücksprache zu halten, beim Abholen des Geschirrs, einfach mitzunehmen.

Mit unseren Tipps kann nun nicht mehr wirklich sehr viel schief gehen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und Spaß mit Ihrer Feier.